Zonnehoeve Zeewolde CV ‘Privacy verklaring’

Mei 2021

Zonnehoeve Zeewolde CV, statutair gevestigd te Zeewolde en ingeschreven bij de kamers van koophandel onder nummer 5426173, is verantwoordelijk voor de verwerking van personeelsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze verwerking wordt ook uitgevoerd voor Zonnehoeve B.V., Zonnehoeve Boer-Burger Coöperatie U.A en Het Zonnelied B.V.

Respectievelijk ingeschreven bij de Kamers van Koophandel onder nummer 55393578, 60545992 en 39035379.

Contactgegevens

Persoonsgegevens die wij verwerken

Zonnehoeve Zeewolde verwerkt uw persoonsgegevens- of bedrijfsgegevens doordat u gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de gegevens die wij verwerken, afhankelijk van de diensten of producten.

• Bedrijfsgegevens
• Voor- en achternaam
• Functie
• CV (Curriculum Vitae)
• Telefoonnummers
• E-mailadres
• Woonadres
• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)

Zonnehoeve Zeewolde verwerkt op basis van de volgende doelen en reden uw persoonsgegevens.

• U te kunnen bellen of E-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• U te informeren over onze diensten
• Voor het beheer van het personeelsdossier
• Om u te kunnen benaderen i.v.m. mogelijke klachten afhandelingsprocedure
• Om uw sollicitatie te verwerken

Personeelsdossier

Zonnehoeve Zeewolde bewaart de gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst met de vaste medewerkers en vrijwilligers uit te voeren.

De volgende gegevens kunnen opgenomen worden in het personeelsdossier.

• De arbeidsovereenkomst
• Kopie identiteit (Documentnummer en vervaldatum
• Burgerservicenummer (BSN)
• International Bank Account Number (IBAN)
• Curriculum Vitae (CV)
• Diploma’s / certificaten van relevante gevolgde opleidingen
• Eventuele verslagen en afspraken n.a.v. functioneringsgesprekken
• Eventuele klachten en/of waarschuwingen
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
• Toestemming toesturen digitale loonstrook
• Loonheffingskorting formulier

 Sollicitaties

Voor gegevens van sollicitaties is een specifieke vernietigingsplicht van toepassing. De gegevens van sollicitanten worden maximaal 1 jaar bewaard, maar uitsluitend wanneer de sollicitanten hier expliciete toestemming voor heeft gegeven. Is deze toestemming er niet, dan worden de sollicitatiegegevens binnen vier weken vernietigd.

 Duur van bewaring personeelsgegevens

Zonnehoeve Zeewolde bewaart uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Zonnehoeve Zeewolde hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende gegevens.

Zonnehoeve Zeewolde is wettelijk verplicht sommige gegevens uit het personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren. Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn worden 7 jaar bewaart na uit diensttreding. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs moeten 5 jaar na het einde dienstverband bewaard worden. Voor overige gegevens geldt een bewaartermijn van 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

Denk hierbij aan:

• Verslagen van functioneringsgesprekken
• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin
• Ontslag
• Verslag exit gesprek

Gegevens van een (ex-)werknemer mogen langer bewaard worden als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.

Personeelsgegevens delen met derden

Zonnehoeve versterkt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies of vergelijkbare technieken die gebruikt worden

Zonnehoeve Zeewolde gebruikt uitsluitend analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.

Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen

Zonnehoeve Zeewolde neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarheden en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.

De volgende maatregelen hebben wij als Zonnehoeve Zeewolde genomen.

• Zonnehoeve Zeewolde hanteren een gebruikersnaam en wachtwoorden op al onze systemen en documenten die privacy gevoelig zijn. Deze worden elke 6 maanden vernieuwd.
• Alle medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van personeelsgegevens

Uw rechten omtrent de gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de personeelsgegevens welke wij verwerken. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van personeelsgegevens of een deel hiervan door ons. U heeft altijd het recht om toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken.

Wij streven ernaar uw rechten te respecteren en zoveel als redelijkerwijs mogelijk de verzoeken tot uitoefening van die rechten te honoreren. Onder rechten worden verstaan: het recht op informatie, op inzage, op rectificatie, op vergetelheid, op beperking van de verwerking, op overdracht van uw gegevens en recht van bezwaar.

Wilt u uw dossier laten verwijderen of heeft u een ander verzoek, dien het dan schriftelijk in bij de functionaris gegevensbescherming [email protected]

Vragen

Als u nog vragen heeft over ons privacy beleid kunt u contact opnemen via het emailadres: [email protected] of 036 – 522 82 21